Block seat atau penyiapan rangkaian KLB dapat dilakukan pihak KAI setelah pihak penyewa melakukan pembayaran uang muka.
Pembayaran pelunasan sisa tarif dan penyerahan daftar peserta rombongan yang berangkat dilakukan paling lambat 14 hari (sebelum tanggal keberangkatan).
Selanjutnya terkait pencetakan tiket peserta rombongan KLB paling lambat bisa dilakukan 7 hari sebelum tanggal keberangkatan.
Pelayanan pengajuan sewa angkutan KLB rombongan hanya pada hari dan jam kerja, tidak di hari libur yaitu hanya pada Senin - Jumat pukul 09.00 - 15.00 WIB (kondisional).***